Tällaista on verkkofasilitointi Office 365:n avulla #fasilitointi #workshop #tietotyö

Joku voisi luulla että Office 365 on vain kiva nimitys uusille versioille Wordista ja Excelistä, eikä sillä voi olla mitään tekemistä verkkofasilitoinnin kanssa. Käsitys on väärä.

Mitä on verkkofasilitointi? Lyhyesti: tapa vetää tuottava workshop kun ihmiset eivät ole kaikki samassa tilassa, hyödyntäen moderneja yhteistyövälineitä. Kuulostaa tosi hienolta, eikö? Mitä se on ihan konkreettisesti?

Lähdetään siitä että meillä on vaikka 15 henkeä, jokainen eri paikkakunnalla tai maassa. Verkkoworkshopeja on kaksi, ja niiden välillä on myös tarkoitus tehdä yhdessä asioita. Miten Office 365 mahdollistaa tämän?

Miten järjestetään yhteydenpito ja workshop sessiot, kun ihmiset ovat eri puolilla?

Luonnollisesti tähän käytetään Skype for Business -alustaa, eli entistä Lyncia. Yksinkertaisesti kutsutaan kokoon online -kokous, jossa kuuluu ääni, voidaan jakaa näyttöä ja hyödyntää videokuvaa.

Miten luonnostellaan asioita workshopissa yhdessä?

Skype for Business sisältää luonnoslehtiö -mahdollisuuden, joka tarkoittaa sitä että kaikille osallistujille tulee ruudulle virtuaalinen yhteinen jaettu fläppitaulu, johon voi piirtää tai kirjoittaa kuten yksinkertaisissa piirrustusohjelmissa. Tuotoksen voi tallentaa. Luonnoslehtiön pohjalle voi ottaa kuvana esim. pohjapiirrokset, strategiakaavio tai vastaavan.

Miten työstetään yhdessä dokumentteja?

Office 365 mahdollistaa TIETENKIN dokumenttien samanaikaisen editoinnin, joten työtä voidaan tehdä jaetussa paikassa olevaan Exceliin, Wordiin, Powerpointtiin tai vaikka Onenote -muistikirjaan. Ja muokattavan dokkarin voi jakaa online -kokouksen ruudulle, joten kaikki näkevät muutokset livenä.

Miten toimitaan workshoppien välillä?

Yhteydenpitoa ei hoideta tietenkään massasähköposteilla, vaan työta varten perustetaan oma Yammer -ryhmä, jossa tuotoksia ja välitehtäviä voidaan kommentoida. Ryhmästä voi tehdä vaikka suljetun jos halutaan taata työrauha.

Porukka voi myös tarpeen mukaan joustavasti pitää Skype -sessioita pienemmissä ryhmissä työstääkseen asioita, ja tottakai näiden tulokset kannattaa jakaa Yammer -ryhmään, josta kaikki näkevät missä mennään.

Yksinkertainen on kaunista

Kuten huomasit, näillä tutuilla ja tylsilläkin välineillä voi tehdä vaikka mitä. Tässä tapauksessa säästettiin matkakulut ja voitiin silti pitää hyvät workshopit niin että kaikki pääsevät osallistumaan, ei niin että yksi höpöttää ja muut vain kuuntelevat.

Välineet siis palvelevat, oleellista on tässäkin se että fasilitointi mietitään alusta alkaen vastaamaan virtuaalisen ryhmän tarpeita. Eli, lyhyet ja fokusoidut sessiot, etukäteen mietityt tehtävät, ihmisten jatkuva aktivointi ja toki tilaa luovuudelle.

workshop

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s