Office 365 hyödyntämisen vaihtoehtoja #tietotyö #digityö #office365

Office 365 on monipuolinen alusta tietotyölle, jota voi hyödyntää käyttöönoton jälkeen monilla tavoilla. Muutama vaihtoehto:

  1. Tehdään kuten on aina tehty. Siirretään sähköpostit pilveen mutta ei muuteta mitään toimintatapoja, annetaan kaikkien uusien mahdollisuuksien odottaa vielä. Tämän lähestymisen etuna on se, että saadaan systeemi käyttöön kivuttomasti eikä tarvitse satsata kouluttamiseen tai muuhun vastaavaan.
  2. Otetaan helpot voitot mutta ei tehdä radikaaleja muutoksia työtapoihin. Tehdään kuten edellä mutta aletaan hyödyntämään pilven perushyötyjä, kuten sitä että työasioihin pääsee käsiksi monelta laitteelta ja mistä tahansa. Tämä voi olla isokin hyöty sellaisille, joiden työn luonteeseen kuuluu liikkuvuus eri paikoissa. Etuna on se että saadaan ihmisille vaivattomasti ja ilman suuria panostuksia uusia työn tekemisen mahdollisuuksia. Toki edellyttää sitä että eri paikoissa työskenteminen hyväksytään.
  3. Tehdään kuten edellä mutta lisätään joku ihan uusi komponentti kuten online -kokouskäytännöt. Aletaan siis hyödyntämään Skype for Business -palvelua sen tukena, että kaikkien ei tarvitse olla konttorilla vaan palavereihin voi osallistua mistä tahansa. Tällä voi olla suuria vaikutuksia matkustuskuluihin ja työhyvinvointiin, sillä esim. työn ja perheen yhteensovittaminen helpottuu. Tässä joudutaan jo puuttumaan ihmisten rutiineihin kuten kokouskäytäntöihin ja on tärkeää satsata koulutukseen, jotta online -kokousten edut olisivat kaikkien saatavilla. Koulutus ei kuitenkaan tarkoita massiiviisia luentoja vaan sitä voi toteuttaa ketterästi valmentaen avainhenkilöitä, jotka vievät osaamista eteenpäin talossa.
  4. Tehdään massiivinen työtapojen uudistus, eli puututaan kerralla kaikkeen. Sosiaalinen viestintä Yammerissa, tiedostojen kätevä yhteiskäsittwly, jo edellä mainitut online -kokukset, joustavat jaetut muistiinpanot Onenotella. Tämä vaatii isompaa kertasatsausta, potentiaalisesti vaikutukset ovat suurempia mutta riskinä on että yritetään kerralla liikaa ja ihmisille tulee käyttöönottoähky. 

Mikä on paras tapa? Riippuu tilanteesta. Lähtisin siitä että jos teknologiainvestointeja tehdään, niistä olisi hyvä saada mahdollisimman paljon hyötyjä irti, siksi ykkösvaihtoehto on mielestäni huonoin. 2 tai 3 ovat toteutettavissa maltillisilla panostuksilla, ja kolmosvaihtoehdon tyyliin voi myöhemmin ottaa uusia tapoja käyttöön ketterästi. 

Jos talosta löytyy omia resursseja, joilla on aikaa paneutua Office 365:n hyötyihin, näillä vaihtoehdoilla voi pärjätä ilman ulkopuolista apua. Jos tuntuu siltä että oma aika ei riitä, silloin kannattaa olla yhteydessä kaltaiseeni kouluttajakonsulttiin, mietitään yhdessä miten asiaa saisi eteenpäin kätevimmin.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s