Viestintävälineet haltuun: roolit ja filtterit #tietotyö #viestintä

Valpuri Mäkinen tiivistää hyvin monelle tutun ongelman: miten näihin kaikkiin uusiin viestintävälineisiin pitäisi suhtautua?

” Lyncissä kilautan pikaisen kysymyksen ja saan siihen saman tien vastauksen. Twitterissä kuuntelen viisaampia ja käyn keskusteluja usein myös ihmisten kanssa, joita en ole koskaan tavannut. Yammerissa vaihdan ajatuksia kotimaisten ja eurooppalaisten kollegoideni kanssa ja saan uusia ideoita ja vinkkejä ties vaikka mihin – puhumattakaan yrityksen sisäisestä kirpparipalstasta, josta voi löytää aarteita. Sähköposti on varattu viesteille, joille mikään näistä muista välineistä ei sovi.”

Lue koko bloggaus täältä:

https://www.linkedin.com/pulse/yammer-twitter-lync-linkedin-miss%C3%A4-v%C3%A4liss%C3%A4-ihminen-tekee-m%C3%A4kinen

Meillä on todella paljon välineitä ja viestejä, ja olennainen asia on tuo välineiden roolittaminen. Niin yksilötasolla (miten minä hyödyn tästä välineestä) ja organisaatio/tiimitasolla (miten me käytämme tätä yhdessä)

Roolituksen pystyy tekemään kun ymmärtää välineiden perusperiaatteet:

  • sähköposti toimii parhaiten hyvin rajatun joukon kanssa, kun ei odoteta välitöntä vastausta
  • Lync toimii kun ollaan porukalla samaan aikaan online
  • Yammer toimii kun porukka on suuri tai kohderyhmä ns. tuntematon, eli en tiedä kuka tietää

Vähän sama tilanne kuin perinteisen työkalupakin kanssa. Jokaisella välineellä on oma roolinsa ja sellainen käyttötarkoitus, johon se sopii todella hyvin. Monella välineellä voi myös tehdä välttävästi jotain toista asiaa. Esim. jos seinään pitää saada reikä, sen voi tehdä vasaralla, taltalla tai poralla – riippuu tarpeesta. Jos taas jotain pitää kiinnittää seinään, siihen tarvitaan omat systeeminsä.

Roolitus ei tietenkään poista sitä, että tietoa on yksinkertaisesti liikaa. Se on kuitenkin suhteellista. Tyypillistä tämän päivän tiedolle on se, että suurin osa siitä on ns. meteliä, taustahälyä, johon ei tarvitse reagoida. Sitten on itselle, omille tavoitteille tai organisaation tavoitteille oleellista tietoa, johon kannattaa reagoida. Tätä valintaa joudumme tekemään jatkuvasti. On kuitenkin täysin ok olla huomioimatta viestejä, sillä kukaan ei pysty ottamaan kaikkea vastaan.

Siksi on tärkeää rakentaa henkilökohtaisia filttereitä. Kyse on puhtaasti ei-teknisista, analogisista keinoista:

  • eri laitteiden hälytysten ja ilmoitusten minimointi vain tärkeimpiin
  • offline -aika, eli aikaa irti kaikista viestintävälineistä ja laitteista

Näitä filttereitä säätelemällä ja olennaiseen keskittymällä on kenellä tahansa mahdollisuus ottaa uudet viestintävälineet haltuun.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s