Miksi tiedonhallinta epäonnistui ja miksi Delve pelastaa? #tiedonhallinta #tietotyö

Kun muistat asetraa dokumenteillesi oikeanlaiset metatiedot ja avainsanat, ne löytyvät paremmin haussa. Kun muistat tagata instagram -kuvasi, ne löytyvät paremmin haussa. Kun muistat kirjoittaa asiantuntemuksestasi säännöllisesti meidän alustalle, se löytyy paremmin haussa ja hiljainen tieto siirtyy muillekin.

Olet varmaan kuullut tällaisia juttuja? Oletus ja ihan todellisuuttakin on, että jos me vain muistamme toimia kuten on kunkin alustan kannalta järkevää, siitä on kaikille hyötyä ja tietoa voi hyödyntää joku muukin kuin me.

Ongelma on se että me emme ole järkeviä koko aikaa. “Asiantuntijoilla on muutakin tekemistä kuin kirjoitella tekemisiään ylös kaikkien nähtäville.” (Gartnerin analyytikko 2010, kun kertoi miksi Knowledgw Management ei toimi). Tietoa tulee ja menee, olemme useissa projekteissa, käytämme eri alustoja ja palveluita ristiin, tilanne ei ole staattinen missään vaiheessa. Lopputuloksena usein tieto löytyy parhaiten kun kysyy sen tekijältä. Jos olisimme robotteja, mitään ongelmaa ei olisi. Tai jos olisimme edes tiedon käsittelijöinä täsmälleen samanlaisia joka kerta mutta kuka tahansa ihminen ymmärtää että ihmiset eivät ole sellaisia. Olemme luovia ja älykkäitä, hahmotamme tietoa ja maailmaa yksilöllisesti ja monipuolisesti, siksi tiukat rakenteet sopivat usein vain niille, joiden ehdoilla ne on suunniteltu.

Miten Delve liittyy tähän? Delve tekee osan hahmotus- ja muistamistyötä puolestamme. Kenen kanssa työstinkään sitä dokkaria viime vuoden maaliskuussa? Minkähän parissa Carol työskentelee nyt? Kukahan tietää näistä asioista? Kaikki tämä tieto alkaa pikku hiljaa olla automaattisesti saatavilla, kätevässä visuaalisessa näkymässä, hyvällä haulla varustettuna, jonka lisäksi se toki löytyy yhä sieltä rakenteesta tai indeksistä. 

Oleellista on automaattisuus ja tiedon hallinnan tapahtuminen taustalla, ilman että se on riippuvaista meidän rajallisesta muististamme. Uskon että tällä tavalla tiedon hallinta voi jotenkin onnistuakin, tai jos ei niin silloin seuraava korjausliike on tietotyöläisten korvaaminen roboteilla, jotka täyttävät kiltisti kaikki mahdolliset metatietokentät joka ikinen kerta.

Uskon että silti tulee olemaan tarve päästä tietoon käsiksi myös rakenteen tai jonkinlaisen indeksin kautta. Ehkä jotenkin niin että ihminen voi valita itselleen mieluisamman tavan ja vaihtaa sitä lennosta milloin tahansa tarpeen mukaan. Sekin kuulostaa paremmalta kuin se että 1000 ihmistä joutuu sopeutumaan muutaman ihmisen suunnittelemaan rakenteeseen.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s