Uudet tietotyövälineet ja uudet tietotyökäytännöt – mikä siinä on niin vaikeaa?

Otsikon kysymys on retorinen, tavallaan. Tänä päivänä alustaosuus on helppo, kuten tuossa erinomaisessa linkissä tuolla alla todetaan.

Eli, nyt puhun konsulttina ja Microsoftin kumppaniyrityksen edustajana. Office 365 kaikkinensa on iso ja monipuolinen paketti, jolla on potentiaalisesti tehtävissä todella paljon esim. tiimien tietotyön kehittämiseksi tai sisäisen viestinnän kulun helpottamiseksi.

Silti, ei tämä ole käytännössä niin helppoa, vaikka tänä päivänä tosiaan alustaosuus on “helppo”. Sen kun asennetaan pilvestä kalikat hyrisemään. Ei tarvita ihmisiä hankkimaan servereitä jne.

Entäs se hyödyntäminen sitten? Siitähän koko hommassa pitäisi olla kyse, eli miten ei vain osteta uusia härveleitä vaan miten me kehitämme meidän työtämme nyt kun meillä on nämä ja nämä uudet mahdollisuudet siihen? Esim. Yammer ei yksin ja itsekseen paranna viestintäkulttuuriamme, tai etätyön tekeminen ei kehity pelkästään sillä että työkalut ovat saatavilla mistä tahansa.

Enkä tarkoita tässä nyt sitä että välineet olisivat jotenkin niin hankalia käyttää että olisi pakko hankkia paljon koulutusta. Päinvastoin, moni työkalu on ihan helppo ja intuitiivinen, ihmiset kyllä oppivat kunhan heillä on käsitys siitä miksi ja mihin tarkoitukseen mikäkin väline on firmaan hankittu.

Nyt lainaan tuolta linkistä hieman hyvää listaa:

  • Purchasing Office 365 is easy.
  • Deploying it is also easy because most of the work is already done by Microsoft
  • What is absolutely not easy is to make all the users utilize the new features
  • What is needed is a proactive exploration of all that the platform has to offer and a methodical application of the features to business context
  • This requires a multi-disciplinary and cross-functional team which is empowered enough to cut through organizational inertia and petty politics

Listassa mainitaan myös enemmän asioita, kuten vaikka se että pelkkien ohjevideoiden dumppaaminen intraan ei tee vielä mitään, vaikka niitä onkin helppo ja suhteellisen nopea tehdä vaikka Lync:n nauhoituksella.

Oleellinen juttu tulee tuolta viimeisesti kohdasta: tarvitaan tarpeeksi voimakas (eli sellainen porukka, jolla on oikeasti päätösvaltaa) ryhmä miettimään uusia käytäntöjä ja viemään niitä eteenpäin. Tämä ei tarkoita mitään vanhanaikaista ylhäältä sanelua vaan valtaa tarvitaan siihen että kun hommat on sovittu niin niiden vieminen eteenpäin ei jää vain jonkun pienen pioneeriryhmän innostuksen varaan.

Onneksi tällaisia ryhmiä on jo monessa firmassa, eli ymmärretään jo aika laajasti ettei tällaisia käyttöönottoja kannata tehdä ellei mietitä myös niiden vaikutuksia isompiin kokonaisuuksiin. Tällä varmistetaan se että sijoituksista saadaan aitoja hyötyjä irti. Voisi jopa kysyä että miksi edes hankkia jos tarkoitus ei ole muuttaa työn tekemisen tapoja?

http://efficiency365.com/2014/12/21/hilarious-keynote-speech-maximize-roi-of-office-365/

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s